Hóa đơn điện tử: Xu hướng tất yếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại
Hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ quan trọng trong quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp Việt Nam, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao tính minh bạch và tiết kiệm chi phí. Từ một giải pháp mang tính khuyến khích, đến nay, hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc trong nhiều lĩnh vực.
Thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Theo số liệu từ Tổng cục Thuế, tính đến hết năm 2024, hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế đã tiếp nhận tới 11,8 tỷ hóa đơn. Trong đó, 2,8 tỷ hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp, 7,6 tỷ hóa đơn không mã do doanh nghiệp tự phát hành và 1,4 tỷ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Những con số này phản ánh sự chuyển đổi mạnh mẽ từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về thủ tục, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu và thuế.
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp và thuế.
Nhằm thúc đẩy hơn nữa quá trình này, vào tháng 12/2024, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành hai công điện quan trọng. Trong đó, công điện 137/CĐ-TTg nhấn mạnh yêu cầu các Bộ, Ngành, địa phương quyết liệt triển khai chuyển đổi số, trong đó hóa đơn điện tử phải được áp dụng bắt buộc trên toàn bộ các ngành, lĩnh vực, đồng thời tăng cường thanh tra, kiểm tra để đảm bảo thực hiện nghiêm túc. Bên cạnh đó, Công điện 129/CĐ-TTg yêu cầu các cơ quan quản lý siết chặt việc sử dụng hóa đơn điện tử nhằm chống thất thu thuế, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử đang phát triển mạnh.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản và vận chuyển, mà còn góp phần quan trọng trong việc chống gian lận thuế, tăng hiệu quả quản lý và bảo vệ môi trường. Trong bối cảnh nền kinh tế đang dịch chuyển mạnh mẽ sang mô hình số hóa, hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một công cụ kế toán mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh minh bạch hơn, tối ưu hóa vận hành và đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ quan quản lý thuế.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn về các vấn đề như “Hóa đơn điện tử xuất rồi có sửa được không?” hay “Cách tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp”.
Hóa đơn điện tử xuất rồi có sửa được không?
Trên thực tế, hóa đơn điện tử đã xuất không thể sửa trực tiếp nhưng doanh nghiệp vẫn có cách điều chỉnh hợp pháp theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử sau khi đã xuất không thể chỉnh sửa trực tiếp nhưng doanh nghiệp vẫn có thể điều chỉnh theo đúng trình tự pháp luật.
Cụ thể, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn chưa gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy bỏ và lập hóa đơn mới thay thế.
Trong trường hợp hóa đơn đã gửi nhưng phát hiện sai sót, nếu nội dung sai không ảnh hưởng đến số tiền hay thuế suất, hai bên có thể lập biên bản điều chỉnh. Nếu sai sót liên quan đến số tiền hoặc thuế suất, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để đảm bảo tính hợp lệ.
Việc tuân thủ đúng quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng rất quan tâm đến việc tra cứu hóa đơn điện tử để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, tránh rủi ro khi kê khai thuế.
Hiện nay, có nhiều cách tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác. Doanh nghiệp có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua hệ thống của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như hệ thống hóa đơn điện tử VNPT Invoice. Đây là dịch vụ hóa đơn điện tử của Tập đoàn VNPT đang được nhiều doanh nghiệp trên cả nước sử dụng. Sản phẩm tích hợp đầy đủ các tính năng hiện đại và tuân thủ theo các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến Thuế.
Doanh nghiệp có thể truy cập https://portaltool-miennam.vnpt-invoice.com.vn/ để tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng.
Ngoài ra, VNPT Invoice cũng được tích hợp chức năng quản lý hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thông tin một cách thuận tiện.
Trong kỷ nguyên số, hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ quản lý mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro và tối ưu quy trình vận hành. Nắm vững quy định và tận dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật và góp phần vào sự minh bạch của nền kinh tế số.
